Jak działa tachograf? Zasady działania i obsługa

Stoisz przed tachografem i zastanawiasz się, co tak naprawdę zapisuje i jak działa to urządzenie. Chcesz uniknąć mandatów, a jednocześnie mieć porządek w czasie pracy i odpoczynku. Z tego tekstu dowiesz się, jak działa tachograf, jak go obsługiwać i co mówią przepisy o jego używaniu.

Co to jest tachograf i do czego służy?

Tachograf to urzędzie pomiarowe montowane w pojazdach ciężarowych i autobusach, które automatycznie rejestruje przebieg pracy pojazdu i kierowcy. Zapisuje między innymi czas jazdy, czas odpoczynku kierowcy, inne aktywności, a także prędkość pojazdu i pokonaną odległość. W pamięci urządzenia znajdują się też podstawowe dane o pojeździe oraz o osobie, która prowadzi, dzięki czemu można później odtworzyć całą zmianę. Na terenie Unii Europejskiej tachograf jest obowiązkowym wyposażeniem większości pojazdów wykonujących transport drogowy powyżej określonej dopuszczalnej masy całkowitej.

W praktyce tachograf wspiera zarówno kierowcę, jak i przewoźnika w dokumentowaniu pracy. Urządzenie rejestruje czas prowadzenia, przerwy, załadunki, rozładunki oraz postoje w trybie gotowości, a także zapisuje zdarzenia i usterki, takie jak próby manipulacji czy jazda bez karty. Dane z tachografu są podstawą do oceny, czy przestrzegane są przepisy dotyczące czasu pracy kierowców, a także pozwalają udowodnić prawidłowe działanie firmy podczas kontroli drogowej lub po wypadku.

Początkowo stosowano wyłącznie tachografy analogowe, które wykorzystywały papierowe tarcze z naniesionymi wykresami. Później zastąpił je tachograf cyfrowy, zapisujący dane elektronicznie w pamięci urządzenia i na karcie chipowej. Kolejny krok to tachografy inteligentne, które oprócz pracy jak zwykły tachograf cyfrowy korzystają z lokalizacji GNSS i umożliwiają zdalny wgląd w wybrane informacje przez służby kontrolne.

Głównym celem stosowania tachografu jest zwiększenie bezpieczeństwa na drodze dzięki ograniczeniu zmęczenia kierowców i kontroli prędkości. Urządzenie pozwala egzekwować obowiązkowe przerwy, dobowy i tygodniowy wypoczynek oraz limity prowadzenia pojazdu. Dla firm transportowych i przedsiębiorstw budowlanych posiadających flotę ciężarową tachograf jest też narzędziem do rozliczania czasu pracy, układania grafików, optymalizacji tras oraz dowodem na poprawną organizację pracy w razie sporu lub roszczeń.

W praktyce tachograf zapisuje wiele rodzajów informacji, między innymi:

• czas jazdy każdego kierowcy z dokładnym wskazaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia,
• czas odpoczynku kierowcy oraz przerwy dzielone na okresy,
• inne rodzaje aktywności, takie jak inna praca czy dyspozycyjność,
• prędkość chwilowa i średnia w krótkich odstępach czasu,
• pokonana odległość całkowita i odcinkowa,
• szczególne zdarzenia i usterki, na przykład przekroczenia prędkości lub jazda bez karty,
• informacje o kalibracjach i otwarciach urządzenia wykonanych w warsztacie.

Tachograf to narzędzie poprawiające bezpieczeństwo, a nie tylko „pudełko do karania”. Kierowca i przedsiębiorca ponoszą wspólną odpowiedzialność za prawidłowe używanie urządzenia, kompletność zapisów oraz reagowanie na nieprawidłowości.

Rodzaje tachografów – analogowy, cyfrowy i inteligentny

W transporcie drogowym stosuje się trzy podstawowe typy urządzeń: tachograf analogowy, tachograf cyfrowy oraz tachograf inteligentny. Różnią się one przede wszystkim nośnikiem danych, stopniem automatyzacji oraz zakresem dodatkowych funkcji. W wersji analogowej zapis odbywa się na papierowej tarczy, w cyfrowej i inteligentnej dane trafiają do pamięci elektronicznej oraz na kartę kierowcy.

Poszczególne typy urządzeń pojawiały się w różnych okresach i grupach pojazdów:

• tachografy analogowe – montowane w starszych pojazdach ciężarowych i autobusach rejestrowanych przed wprowadzeniem wersji cyfrowej,
• tachografy cyfrowe – obowiązkowe w nowych pojazdach rejestrowanych w krajach UE po połowie pierwszej dekady XXI wieku,
• tachografy inteligentne – stosowane w najnowszych pojazdach zgodnie z wymaganiami pakietu mobilności, z obowiązkiem stopniowej wymiany starszych urządzeń.

Tachograf analogowy – jak działa?

Tachograf analogowy opiera się na napędzie mechanicznym lub elektronicznym połączonym najczęściej ze skrzynią biegów. Obrót wałka napędowego przekształca się w ruch mechanizmu zapisującego na okrągłej tarczy papierowej. Na tarczy, która obraca się z zadaną prędkością, specjalne rysiki nanoszą jednocześnie informacje o prędkości, czasie oraz przebytej drodze. Dzięki temu powstaje wykres liniowy, z którego można odczytać profil jazdy i odpoczynku kierowcy.

Na pojedynczej tarczy mieszczą się zwykle zapisy z jednej doby pracy lub zmiany. Różne linie na wykresie odpowiadają różnym danym, na przykład prędkości czy aktywności. Taka forma zapisu jest czytelna, ale wymaga wprawy podczas analizy, dlatego kontrola drogowa z użyciem tarcz papierowych jest bardziej czasochłonna. Dane przechowuje się fizycznie, w segregatorach lub archiwach firmy.

Budowa typowego tachografu analogowego obejmuje kilka podstawowych elementów:

• głowicę tachografu zabudowaną w desce rozdzielczej,
• tarcze papierowe z podziałką czasu i polami na dane kierowcy,
• mechanizm napędowy połączony ze skrzynią biegów lub układem napędowym,
• plomby zabezpieczające przed nieuprawnionym otwarciem i regulacją,
• skalę prędkości wyskalowaną zwykle do określonej wartości maksymalnej.

Kierowca obsługujący tachograf analogowy musi własnoręcznie uzupełniać informacje na tarczy. Wpisuje dane kierowcy, numer rejestracyjny pojazdu, datę oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Po zakończeniu zmiany wymienia tarczę na nową, a zużytą przekazuje przedsiębiorcy. Firma ma obowiązek przechowywania tarcz przez określony przepisami czas, a także udostępniania ich podczas kontroli.

Tachografy analogowe mają swoje mocne i słabe strony:

• prosta technicznie konstrukcja i stosunkowo łatwa naprawa,
• mniejsza precyzja danych niż w urządzeniach cyfrowych,
• większa podatność na fałszowanie wykresów i ingerencję w napęd,
• kłopotliwa archiwizacja dużej liczby papierowych tarcz,
• trudniejsza automatyczna analiza czasu pracy za większy okres.

Tachograf cyfrowy i inteligentny – czym się różnią?

Tachograf cyfrowy to elektroniczne urządzenie, które zapisuje wszystkie dane w pamięci wewnętrznej oraz na karcie kierowcy. Zamiast papierowej tarczy kierowca posługuje się kartą chipową w formacie zbliżonym do karty płatniczej. Urządzenie samo rejestruje czas jazdy, inne aktywności, prędkość i przebieg, a informacje są szyfrowane i zabezpieczone przed zmianą. Dzięki temu odczyt i analiza danych jest znacznie prostsza niż w wersji analogowej.

Dla firmy transportowej lub przedsiębiorstwa budowlanego cyfrowy tachograf oznacza szybsze rozliczanie czasu pracy i mniejsze ryzyko błędów. Dane pobiera się za pomocą specjalnego czytnika lub systemu telematycznego, a raporty można łączyć z systemem kadrowo płacowym. Przewoźnik ma też lepszy wgląd w styl jazdy i wykorzystanie pojazdów.

Tachograf inteligentny (smart tachograph) jest rozwinięciem klasycznego tachografu cyfrowego. Oprócz standardowego zapisu aktywności korzysta z GNSS, czyli systemu lokalizacji satelitarnej, i rejestruje położenie pojazdu w określonych momentach, na przykład przy przekroczeniu granicy państwa. Ma również moduł DSRC, który pozwala służbom kontrolnym na zdalne odczytywanie wybranych parametrów bez zatrzymywania pojazdu do szczegółowej kontroli. Zgodnie z nowymi przepisami UE smart tachograf zapisuje także dodatkowe zdarzenia, takie jak załadunki i rozładunki czy automatyczne przekroczenia granic.

Cyfrowe i inteligentne tachografy mają szereg wspólnych cech oraz funkcji typowych tylko dla wersji inteligentnych:

• wspólny zakres rejestrowanych danych: czas jazdy, odpoczynku, aktywności, prędkość pojazdu, pokonana odległość,
• wykorzystanie różnych kart: karta kierowcy, karta przedsiębiorstwa, karta kontrolna oraz karta warsztatowa,
• obowiązek regularnej kalibracji w autoryzowanym warsztacie, połączonej z plombowaniem urządzenia,
• zapis zdarzeń szczególnych oraz prób manipulacji,
• w tachografach inteligentnych dodatkowo wbudowany moduł GNSS do rejestracji położenia,
• w smart tachografach moduł DSRC do zdalnego odczytu części informacji przez służby,
• rozszerzony zestaw pól danych, wymagany przez pakiet mobilności, na przykład o przekroczenia granic i operacje załadunkowo rozładunkowe.

Stosowanie tachografów cyfrowych w nowych pojazdach na terenie UE stało się obowiązkowe dla większości pojazdów rejestrowanych po 2006 roku. Następnie przepisy wprowadziły stopniowo tachografy inteligentne jako standard w nowych rejestracjach oraz określiły terminy wymiany starszych jednostek. Takie zmiany wymuszają na przewoźnikach planowanie modernizacji floty i aktualizację procedur w firmie.

Działanie tachografu cyfrowego – zasada rejestracji danych

Tachograf cyfrowy odbiera sygnał z czujnika ruchu zamontowanego zwykle na skrzyni biegów. Sygnał ma postać impulsów, które urządzenie przelicza na prędkość chwilową oraz całkowity przebieg pojazdu. Jednocześnie rejestrowane są aktywności kierowcy ustawione w tachografie: jazda, inna praca, dyspozycyjność oraz odpoczynek. Wszystkie dane zapisywane są równolegle w pamięci wewnętrznej urządzenia i na włożonej karcie kierowcy.

Zapis odbywa się w czasie rzeczywistym z dużą gęstością próbkowania, dzięki czemu profil jazdy można później odtworzyć dosyć dokładnie. Dane są szyfrowane kryptograficznie, co uniemożliwia ich modyfikację bez pozostawienia śladów. W trakcie kontroli drogowej lub inspekcji w siedzibie firmy zapis z tachografu traktuje się jako materiał dowodowy, porównywalny z dokumentami księgowymi.

Elementy składowe tachografu cyfrowego

System tachografu cyfrowego składa się z kilku współpracujących elementów rozmieszczonych w pojeździe. Każdy z nich odpowiada za inny fragment procesu rejestracji danych oraz dostępu do nich przez kierowcę, firmę i służby kontrolne.

Do podstawowych elementów tachografu cyfrowego należą:

• jednostka główna montowana w desce rozdzielczej z wyświetlaczem i małą drukarką,
• czujnik ruchu (impulsator) przy skrzyni biegów lub w układzie napędowym,
• karty: karta kierowcy, karta przedsiębiorstwa, karta kontrolna oraz karta warsztatowa,
• wewnętrzna pamięć masowa, w której przechowuje się dane z wielu miesięcy,
• złącza i interfejsy służące do pobierania danych i podłączania urządzeń zewnętrznych,
• w tachografach inteligentnych także moduł GNSS oraz moduł DSRC do zdalnej komunikacji.

Każda karta pełni w systemie inną funkcję i jest przypisana do konkretnego użytkownika. Karta kierowcy identyfikuje osobę prowadzącą i przechowuje zapis jej aktywności. Karta przedsiębiorstwa pozwala przewoźnikowi blokować dane na potrzeby firmy i odczytywać je w bezpieczny sposób. Karta kontrolna służy inspektorom, na przykład Inspekcji Transportu Drogowego lub Policji, do przeglądania zapisów, a karta warsztatowa trafia do autoryzowanego warsztatu podczas kalibracji oraz serwisu tachografu.

Jak tachograf rejestruje czas pracy, prędkość i odległość?

Na podstawie impulsów z czujnika ruchu tachograf cyfrowy oblicza prędkość chwilową oraz przeliczony z impulsów dystans całkowity. Odczyt następuje w krótkich odstępach czasu, co pozwala tworzyć gęsty zapis profilu jazdy. Z danych można później odtworzyć na przykład gwałtowne przyspieszenia, długotrwałą jazdę z maksymalną prędkością albo częste postoje. Wszystko trafia zarówno do pamięci urządzenia, jak i na kartę przypisaną do kierowcy.

Urządzenie zapisuje także aktywności kierowcy w kilku trybach:

• jazda – ustawiana automatycznie po ruszeniu pojazdu,
• inna praca – na przykład załadunek, rozładunek, prace warsztatowe lub pomoc na placu budowy,
• dyspozycyjność/gotowość – oczekiwanie na załadunek, stanie w kolejce, jazda jako drugi kierowca,
• odpoczynek – przerwa dzienna, dobowy lub tygodniowy odpoczynek bez wykonywania żadnych czynności zawodowych.

Tryb aktywności przełączasz ręcznie przyciskiem na panelu tachografu, a część zmian urządzenie wykonuje automatycznie w związku z ruchem pojazdu. Na tej podstawie system liczy, ile trwały poszczególne aktywności i czy zostały zachowane limity wynikające z przepisów dotyczących czasu pracy kierowców. Da się później krok po kroku odtworzyć cały przebieg zmiany, co ułatwia rozliczenie wynagrodzeń i diet oraz obronę podczas sporu.

Tachograf zapisuje również zdarzenia specjalne, na przykład przekroczenia prędkości powyżej ustalonej wartości, jazdę bez włożonej karty kierowcy, próby ingerencji w czujnik ruchu czy przerwy w zasilaniu urządzenia. Tego typu informacje trafiają do osobnej części pamięci i są widoczne podczas odczytu przez służby kontrolne lub dział transportu w firmie.

Jak przebiega odczyt i archiwizacja danych z tachografu?

Odczyt danych z tachografu cyfrowego odbywa się za pomocą specjalnego klucza lub komputera z oprogramowaniem oraz karty przedsiębiorstwa. Można pobrać informacje bezpośrednio z karty kierowcy, a także z pamięci samego urządzenia. Coraz częściej firmy korzystają z systemów telematycznych, które automatycznie pobierają pliki z pojazdu podczas jego pracy i przesyłają je do serwera, gdzie są archiwizowane oraz analizowane przez dział transportu.

Przepisy określają minimalne częstotliwości pobierania oraz przechowywania danych:

• pobieranie danych z karty kierowcy co najmniej raz na około 28 dni,
• pobieranie danych z pamięci tachografu co określony okres, zwykle nie rzadziej niż raz na 90 dni,
• przechowywanie danych (z kart i urządzeń) przez co najmniej 12 miesięcy,
• w wielu firmach z branży transportowo budowlanej archiwizacja trwa dłużej, nawet 2 3 lata, aby zabezpieczyć się przed roszczeniami lub dodatkowymi kontrolami.

Pobrane dane służą przede wszystkim do rozliczania czasu pracy kierowców i naliczania wynagrodzeń oraz dodatków. Wykorzystuje się je też do analizy efektywności floty, zużycia paliwa, stylu jazdy oraz planowania przyszłych zleceń. W razie potrzeby firma przekazuje pliki lub wydruki podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego albo Policji.

Tachograf zapisuje dane w formatach zgodnych z normami UE, na przykład w plikach o rozszerzeniu .ddd. Pliki są podpisane cyfrowo, a każda próba zmiany zostawia ślad, co pozwala wykryć manipulacje. Dlatego przechowywanie danych powinno odbywać się w bezpiecznych systemach z kopiami zapasowymi, aby nie utracić materiału dowodowego w razie awarii komputera lub nośnika.

Jak korzystać z tachografu cyfrowego w codziennej pracy?

Dla zawodowego kierowcy poprawna obsługa tachografu cyfrowego to element codziennej rutyny. Od tego zależy nie tylko wysokość potencjalnego mandatu, ale też ocena profesjonalizmu przez pracodawcę i służby kontrolne. Prawidłowe zapisy pomagają także udowodnić, że kierowca nie przekraczał limitów czasu pracy i dbał o bezpieczeństwo na drodze.

Przed rozpoczęciem jazdy wkładasz swoją kartę kierowcy do czytnika w tachografie i czekasz, aż urządzenie poprawnie ją odczyta. Następnie wybierasz kraj rozpoczęcia pracy oraz, jeśli to potrzebne, wykonujesz wpis manualny aktywności z okresu, gdy karta znajdowała się poza urządzeniem. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy rano wykonywałeś prace na placu budowy bez pojazdu, a dopiero później wsiadasz do ciężarówki, aby przewieźć materiał na inny obiekt. Krótkie sprawdzenie komunikatów na wyświetlaczu przed ruszeniem oszczędza wiele problemów podczas kontroli.

W trakcie zmiany trzeba pilnować kilku powtarzalnych czynności obsługowych tachografu:

• przełączanie trybu z jazdy na inną pracę podczas załadunku, rozładunku czy prac pomocniczych,
• ustawianie trybu odpoczynku w czasie przerwy śniadaniowej lub odpoczynku dziennego,
• włączanie trybu dyspozycyjności przy oczekiwaniu na rampie, w kolejce do załadunku albo podczas jazdy jako drugi kierowca,
• kontrola komunikatów o zbliżających się limitach czasu prowadzenia i konieczności przerwy,
• reakcja na ostrzeżenia o braku danych lub błędach zapisu, aby nie dopuścić do jazdy bez prawidłowych rejestracji.

Po zakończeniu dnia pracy należy właściwie zamknąć zapisy. Zatrzymujesz pojazd, ustawiasz tryb odpoczynku, a następnie wyjmujesz kartę kierowcy, wybierając wcześniej kraj zakończenia. W razie potrzeby wykonujesz wydruk z ostatnich godzin pracy, który może być wymagany przez przełożonego lub podczas zbliżającej się kontroli. W czasie dobowego lub tygodniowego odpoczynku karta nie musi pozostawać w tachografie, o ile dane zostały poprawnie zapisane i odczyt zakończył się bez błędów.

W codziennej jeździe powtarzają się podobne pomyłki, które potem drogo kosztują:

• rozpoczęcie jazdy bez włożonej karty kierowcy, co skutkuje zapisem jazdy „bez identyfikacji”,
• brak wpisu kraju rozpoczęcia lub zakończenia pracy,
• pozostawienie trybu „inna praca” zamiast odpoczynku podczas faktycznej przerwy,
• brak wpisów manualnych przy awarii karty albo tachografu,
• ignorowanie komunikatów o przekroczeniu lub zbliżaniu się do limitów czasu pracy.

Najszybciej wyrabiasz dobrą rutynę, gdy zawsze wykonujesz te same kroki w tej samej kolejności: sprawdzenie karty, wybór kraju, ustawienie trybu, kontrola komunikatów. W firmach z branży budowlanej warto spisać prostą procedurę dla kierowców, szczególnie tam, gdzie częste są krótkie przejazdy między budowami i liczne załadunki.

Powtarzalna i poprawna obsługa tachografu znacząco ogranicza ryzyko kar i nieporozumień. Ułatwia także rozliczanie czasu pracy oraz planowanie zleceń transportowych, bo dane są kompletne i spójne. Dzięki temu zarówno kierowca, jak i przewoźnik mogą skupić się na samej pracy, a nie na tłumaczeniu niejasności w zapisach.

Jakie przepisy regulują używanie tachografu?

Używanie tachografów w państwach członkowskich Unii Europejskiej wynika bezpośrednio z przepisów unijnych oraz krajowych. Prawo określa, kto ma obowiązek wyposażenia pojazdu w tachograf, jakie są zasady jego montażu, kalibracji i kontroli oraz jak długo trzeba przechowywać dane. Niezastosowanie się do tych regulacji grozi wysokimi karami finansowymi zarówno dla kierowcy, jak i dla przedsiębiorcy.

Najważniejsze akty prawne UE dotyczące tachografów i czasu pracy kierowców to:

• rozporządzenie (WE) nr 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego,
• rozporządzenie (UE) nr 165/2014 dotyczące tachografów stosowanych w transporcie drogowym,
• pakiet mobilności, który zmienił zasady stosowania tachografów inteligentnych i wprowadził nowe obowiązki dla przewoźników,
• umowa AETR regulująca czas pracy i używanie tachografów w międzynarodowym transporcie poza UE.

Na poziomie krajowym obowiązują przepisy doprecyzowujące wymagania unijne i organizację kontroli:

• ustawa o transporcie drogowym,
• ustawa o czasie pracy kierowców,
• rozporządzenia dotyczące montażu, kontroli i kalibracji tachografów,
• przepisy określające zadania służb kontrolnych i zakres kontroli drogowej.

Obowiązek stosowania tachografu dotyczy głównie pojazdów ciężarowych i zespołów pojazdów o DMC powyżej 3,5 t wykonujących transport drogowy rzeczy. Obejmuje to zarówno przewoźników zarobkowych, jak i część przewozów na potrzeby własne przedsiębiorstw. Tachografy są też wymagane w autobusach przewożących więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, czyli w typowych pojazdach wykorzystywanych w komunikacji liniowej i turystyce. W praktyce wiele aut używanych w branży budowlanej również podlega temu obowiązkowi, zwłaszcza przy przewozie materiałów lub sprzętu na większe odległości.

Od ogólnej zasady obowiązku stosowania tachografu istnieje kilka wyjątków, ważnych szczególnie dla firm z sektora budowlanego:

• pojazdy do 7,5 t DMC wykorzystywane do niehandlowego przewozu rzeczy, na przykład własnych materiałów budowlanych przy wznoszeniu domu,
• specjalistyczne pojazdy pomocy drogowej działające w ograniczonym promieniu od bazy,
• pojazdy ratunkowe i medyczne jadące do lub z akcji,
• pojazdy wykorzystywane wyłącznie w ruchu lokalnym na terenie budowy, w ramach limitów określonych przez przepisy,
• niektóre pojazdy specjalne o konstrukcyjnie ograniczonej prędkości maksymalnej.

Z przepisów wynika również szereg obowiązków po stronie kierowcy i przedsiębiorcy:

• kierowca ma obowiązek prawidłowo używać karty kierowcy, nie dopuszczać do manipulacji ani nieuprawnionego korzystania z cudzego nośnika,
• kierowca musi okazywać kartę oraz ewentualne wydruki na żądanie służb kontrolnych,
• przewoźnik zapewnia sprawne urządzenie, regularne przeglądy oraz kalibrację w autoryzowanym warsztacie,
• firma ma obowiązek regularnego pobierania i przechowywania danych z kart i tachografów,
• przedsiębiorca szkoli kierowców w zakresie obsługi urządzenia i reaguje na wykryte naruszenia.

Naruszenia związane z tachografem wiążą się z wysokimi karami finansowymi zarówno podczas kontroli na drodze, jak i w siedzibie firmy. Sankcje mogą objąć kierowcę, osobę zarządzającą transportem oraz samą firmę transportową. Najpoważniej traktowana jest celowa manipulacja urządzeniem lub danymi, która może prowadzić także do utraty dobrej reputacji przewoźnika i ograniczeń w dostępie do zawodu.

Co zrobić w przypadku awarii tachografu?

Awaria tachografu to nie tylko całkowity brak zapisu, ale też błędne wskazania prędkości lub czasu, komunikaty o błędzie, brak możliwości włożenia karty czy uszkodzenie czujnika ruchu. W takiej sytuacji jazda z niesprawnym urządzeniem jest dopuszczalna tylko w bardzo ograniczonym zakresie, ściśle określonym przez przepisy. Zastanawiasz się, jak zachować się poprawnie, gdy problem pojawi się w trasie.

Po stwierdzeniu awarii kierowca powinien działać według kilku prostych kroków:

• natychmiast powiadomić przełożonego lub dyspozytora o uszkodzeniu urządzenia,
• zabezpieczyć dotychczasowe dane, na przykład wykonując wydruk z tachografu, jeśli jest to możliwe,
• kontynuować jazdę tylko w niezbędnym zakresie, potrzebnym do zakończenia kursu lub dotarcia do miejsca naprawy,
• rozpocząć ręczną rejestrację czasu pracy i odpoczynku na wydrukach lub arkuszach zastępczych,
• skierować pojazd jak najszybciej do autoryzowanego warsztatu posiadającego uprawnienia do naprawy i kalibracji tachografów.

Przepisy wyznaczają maksymalny czas na usunięcie usterki tachografu, który zwykle wynosi około 7 dni od momentu stwierdzenia awarii. Jeśli planowana trasa ma trwać dłużej i nie ma możliwości naprawy urządzenia po drodze, konieczna może być zmiana organizacji przewozu. Czasem oznacza to skrócenie trasy, przełożenie części ładunku na inny pojazd lub powrót do bazy przed dokończeniem zlecenia.

Do czasu naprawy kierowca ma obowiązek prowadzić ręczne zapisy aktywności. Można to robić na wydrukach z tachografu, jeśli drukarka nadal działa, dopisując ręcznie brakujące informacje, albo na arkuszach zastępczych przygotowanych przez przedsiębiorcę. Takie dokumenty przechowuje się potem razem z danymi cyfrowymi i okazuje do wglądu podczas kontroli, aby pokazać ciągłość zapisów.

W ręcznych zapisach muszą znaleźć się konkretne dane, aby inspektor mógł poprawnie odtworzyć przebieg pracy:

• imię i nazwisko kierowcy oraz numer jego prawa jazdy lub karty,
• numer rejestracyjny pojazdu oraz ewentualnie numer przyczepy,
• data oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych aktywności: jazdy, innej pracy, dyspozycyjności i odpoczynku,
• szacowana pokonana odległość w danych przedziałach czasu,
• opis przyczyny braku zapisu w tachografie i krótki opis awarii.

Nie wolno samodzielnie rozplombowywać tachografu, odłączać czujnika ruchu ani używać magnesów lub innych urządzeń zakłócających pracę układu. Takie działania są traktowane jak świadoma manipulacja i skutkują najwyższymi karami, a w skrajnych przypadkach mogą prowadzić do utraty uprawnień i zakazu wykonywania transportu.

W sytuacji awarii najważniejsze są szybka reakcja, trzymanie się obowiązujących procedur oraz dokładne dokumentowanie czasu pracy. Dzięki temu podczas ewentualnej kontroli łatwo pokażesz, że problem wynikał z usterki technicznej, a nie z próby obejścia przepisów o czasie pracy i odpoczynku kierowców.